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II. Zuständigkeiten und Pflichten in:

Vinzenz Lübben

Bewertung, Übernahme und Nutzung von Schulunterlagen am Beispiel des Kommunalarchivs Minden, page 5 - 12

1. Edition 2018, ISBN print: 978-3-8288-4201-4, ISBN online: 978-3-8288-7098-7, https://doi.org/10.5771/9783828870987-5

Series: Tectum - Masterarbeiten

Tectum, Baden-Baden
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5 II. Zuständigkeiten und Pflichten II.1. Zuständigkeiten im Schulbereich Schulen17 Alle Schulen in Nordrhein-Westfalen haben den gesellschaftlichen Auftrag zur schulischen Bildung und Erziehung der Schülerinnen und Schüler „auf der Grundlage des Grundgesetzes und der Landesverfassung“ (§ 2 Absatz 1 SchulG NRW). Die allgemeinen Bildungs- und Erziehungsziele sind in Artikel 7 der nordrhein-westfälischen Landesverfassung niedergelegt. „Zur Erfüllung ihres Bildungs- und Erziehungsauftrags“ vermitteln die Schulen ihren Schülerinnen und Schülern alle „erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten, Fertigkeiten und Werthaltungen“ und tragen zu deren Persönlichkeitsentwicklung bei. Nach Ablauf der Schulpflicht sollen alle Schülerinnen und Schüler unter Berücksichtigung ihrer individuellen Voraussetzungen zur Teilhabe „am sozialen, gesellschaftlichen, wirtschaftlichen, beruflichen, kulturellen und politischen Leben“ sowie zur selbständigen Lebensgestaltung befähigt sein (§ 2 Absatz 4 SchulG NRW). Das nordrhein-westfälische Schulgesetz unterteilt die Schulen nach ihrer Trägerschaft in öffentliche Schulen (§ 6 Absätze 3 und 4 SchulG NRW) und Schulen in freier Trägerschaft (§ 6 Absatz 5 SchulG NRW), die häufig auch als Privatschulen bezeichnet werden. Öffentliche Schulen können von den Gemeinden (§ 78 Absatz 1 SchulG NRW), den Kreisen und kreisfreien Städten (§ 78 Absatz 2 SchulG NRW), den Landschaftsverbänden (§ 78 Absatz 3 SchulG NRW) oder dem Land (§ 78 Absatz 7 SchulG NRW) getragen werden. Schulen in freier Trägerschaft werden v.a. von den beiden großen christlichen Kirchen sowie von Vereinen unterhalten.18 Alle Schulen unterstehen der staatlichen Schulaufsicht (§ 86 SchulG NRW).19 17 Vgl. Vinzenz Lübben: „Zuständigkeiten, Aufbewahrungsfristen, Kontaktpflege – Vorfeldarbeit als Garant für eine strukturierte Überlieferungsbildung im Bereich Schulen“, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe, Heft 83 (2015), S. 11–15, hier S. 11. 18 In der Stadt Minden bestehen folgende Privatschulen: die Freie Waldorfschule und die Freie Evangelische Schule. Die Freie Evangelische Schule unterhält zwei Grundschulen, ein Gymnasium und eine Gesamtschule. 19 Vgl. hierzu Artikel 7 Absatz 1 des Grundgesetzes und Artikel 8 Absatz 3 der Verfassung für das Land Nordrhein-Westfalen. Für das Grundgesetz wird fortan die Abkürzung GG verwendet. 6 II. ZUSTÄNDIGKEITEN UND PFLICHTEN Schulträger20 Die Träger von Schulen sind für die sogenannten äußeren Schulangelegenheiten zuständig. Hierzu zählen der Bau und die Instandhaltung der Schulgebäude und Schulanlagen, die Ausstattung der Schulen, die Bereitstellung des für die Schulverwaltung notwendigen Personals (§ 79 SchulG NRW), die Schulentwicklungsplanung (§ 80 SchulG NRW), die Entscheidung über Errichtung, Änderung und Auflösung von Schulen (§ 81 SchulG NRW), die Festlegung der Schulbezirke und Schuleinzugsbereiche (§ 84 SchulG NRW) sowie die Schulwegsicherung und die Schülerbeförderung. In der Regel sind „die Gemeinden … Träger der Schulen“ (§ 78 Absatz 1 SchulG NRW). Abweichend hiervon stehen die Berufskollegs in Trägerschaft der Kreise und kreisfreien Städte (§ 78 Absatz 2 SchulG NRW) sowie die meisten Förderschulen in Trägerschaft der Landschaftsverbände (§ 78 Absatz 3 SchulG NRW). Schulaufsicht21 Die Schulaufsicht umfasst die sogenannten inneren Schulangelegenheiten. Hierzu zählen alle „Befugnisse zur zentralen Ordnung, Organisation, Planung, Leitung und Beaufsichtigung des Schulwesens“ (§ 86 Absatz 1 SchulG NRW). Die Schulaufsicht beinhaltet insbesondere die Fachaufsicht22 über den Unterricht und die Erziehung in den Schulen, die Dienstaufsicht23 über die Schulorganisation und die Lehrkräfte sowie die Aufsicht über die Schulen in freier Trägerschaft (§ 86 Absatz 2 SchulG NRW). Momentan gliedert sich die Schulaufsicht im Land Nordrhein-Westfalen in das Ministerium für Schule und Weiterbildung als oberste Schulaufsichtsbehörde, die fünf Bezirksregierungen als obere Schulaufsichtsbehörden sowie die staatlichen Schulämter für die 53 Kreise und kreisfreien Städte als untere Schulaufsichtsbehörden. Das Ministerium für Schule und Weiterbildung „nimmt für das Land die Schulaufsicht über das gesamte Schulwesen wahr und entscheidet über Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung. Es sichert die landeseinheitlichen Grundlagen für die pädagogische und organisatorische Arbeit der Schulen und für ein leistungsfähiges Schulwesen“ (§ 88 Absatz 1 SchulG NRW). 20 Vgl. Vinzenz Lübben: „Zuständigkeiten, Aufbewahrungsfristen, Kontaktpflege – Vorfeldarbeit als Garant für eine strukturierte Überlieferungsbildung im Bereich Schulen“, a.a.O., S. 11. 21 Vgl. Vinzenz Lübben: „Zuständigkeiten, Aufbewahrungsfristen, Kontaktpflege – Vorfeldarbeit als Garant für eine strukturierte Überlieferungsbildung im Bereich Schulen“, a.a.O., S.  11–12. Zur Entstehung und Entwicklung der staatlichen Schulaufsicht in der preußischen Provinz Westfalen vgl. Ulrich Biroth: „Die Überlieferung der Schulakten am Beispiel des Märkischen Kreises“, in: Archivpflege in Westfalen und Lippe, Heft 44 (Oktober 1996), S. 18–21. 22 Vgl. § 13 Absatz 1 des Gesetzes über die Organisation der Landesverwaltung vom 10. Juli 1962: „Die Fachaufsicht erstreckt sich auf die rechtmäßige und zweckmäßige Wahrnehmung der Aufgaben.“ Das Gesetz über die Organisation der Landesverwaltung, kurz auch als Landesorganisationsgesetz bezeichnet, wird nachfolgend LOG NRW abgekürzt. 23 Vgl. § 12 Absatz 1 LOG NRW: „Die Dienstaufsicht erstreckt sich auf den Aufbau, die innere Ordnung, die allgemeine Geschäftsführung und die Personalangelegenheiten der Behörde.“ 7 II.1. ZUSTÄNDIGKEITEN IM SCHULBEREICH Die Bezirksregierungen üben in ihrem Gebiet die obere Dienst- und Fachaufsicht über die Grundschulen, die obere Fachaufsicht und unmittelbare Dienstaufsicht über die Hauptschulen und bestimmte Förderschulen sowie die unmittelbare Dienst- und Fachaufsicht über die Realschulen, Gymnasien, Gesamtschulen, Sekundarschulen, Berufskollegs und bestimmte Förderschulen aus (§ 88 Absatz 2 SchulG NRW). Die staatlichen Schulämter für die Kreise und kreisfreien Städte nehmen in ihrem Gebiet die unmittelbare Dienst- und Fachaufsicht über die Grundschulen sowie die unmittelbare Fachaufsicht über die Hauptschulen und bestimmte Förderschulen wahr (§ 88 Absatz 3 SchulG NRW). 8 II. ZUSTÄNDIGKEITEN UND PFLICHTEN Dreistufige Schulaufsicht im Land Nordrhein-Westfalen 9 II.2. ZUSTÄNDIGKEITEN IM ARCHIVBEREICH II.2. Zuständigkeiten im Archivbereich Schulen24 Alle öffentlichen Schulen im Land Nordrhein-Westfalen sind „nichtrechtsfähige Anstalten des Schulträgers“ (§ 6 Absatz 3 SchulG NRW). Sie unterliegen damit den gleichen rechtlichen Bestimmungen wie ihre Träger. Die wenigen Schulen in Trägerschaft des Landes müssen daher nach dem nordrhein-westfälischen Archivgesetz ihre nicht mehr benötigten Unterlagen dem Landesarchiv NRW zur Übernahme anbieten (§ 4 Absatz 1 ArchivG NRW). Die Schulen in Trägerschaft von Gemeinden oder Gemeindeverbänden sind dem jeweils zuständigen kommunalen Archiv anbietungspflichtig (§ 10 Absatz 4 ArchivG NRW). Für die Schulen in freier Trägerschaft besteht nach dem nordrhein-westfälischen Archivgesetz keine Anbietungspflicht.25 Allerdings können diese Schulen ihre nicht mehr benötigten „Unterlagen, … an deren Archivierung ein öffentliches Interesse besteht“ (§ 1 Absatz 2 ArchivG NRW) freiwillig an das Landesarchiv NRW oder ein kommunales Archiv abgeben (§ 3 Absatz 3 bzw. § 10 Absatz 6 ArchivG NRW). Die Schulen in kirchlicher Trägerschaft unterliegen dem jeweiligen Kirchenrecht.26 Sie müssen deshalb ihre nicht mehr benötigten Unterlagen dem jeweils zuständigen kirchlichen Archiv anbieten. Schulträger27 Die kommunalen Schulträger sind an die für sie zuständigen Gemeinde-, Stadt- oder Kreisarchive anbietungspflichtig. Für die Bewertung der Unterlagen zur Trägerschaft der wenigen staatlichen Berufsund Weiterbildungskollegs ist das Landesarchiv NRW zuständig. Der weitaus überwiegende Teil des Archivguts zur Errichtung, Bewirtschaftung und Unterhaltung von Schulgebäuden und Schulanlagen, zur Ausstattung von Schulen sowie zur Schülerbeförderung und zur Schulwegsicherung befindet sich allerdings in den kommunalen Archiven. 24 Vgl. Vinzenz Lübben: „Zuständigkeiten, Aufbewahrungsfristen, Kontaktpflege – Vorfeldarbeit als Garant für eine strukturierte Überlieferungsbildung im Bereich Schulen“, a.a.O., S. 12. 25 Schulen in freier Trägerschaft dürfen im Rahmen des Artikels 7 Absätze 4 und 5 des Grundgesetzes und des Artikels 8 Absatz 4 der nordrhein-westfälischen Landesverfassung errichtet werden. Sie genießen weitgehende Organisationsfreiheit. Dies betrifft auch die Archivierung oder Kassation ihrer nicht mehr benötigten Unterlagen. 26 Der Artikel 140 des Grundgesetzes in Verbindung mit Artikel 137 Absatz 3 der Weimarer Reichsverfassung garantiert den öffentlich-rechtlichen Religionsgemeinschaften ein weitreichendes Selbstbestimmungsrecht. 27 Vgl. Vinzenz Lübben: „Zuständigkeiten, Aufbewahrungsfristen, Kontaktpflege – Vorfeldarbeit als Garant für eine strukturierte Überlieferungsbildung im Bereich Schulen“, a.a.O., S. 12. 10 II. ZUSTÄNDIGKEITEN UND PFLICHTEN Schulaufsichtsbehörden28 Alle Schulaufsichtsbehörden des Landes, also das Ministerium für Schule und Weiterbildung, die Bezirksregierungen und die staatlichen Schulämter, sind dem Landesarchiv NRW anbietungspflichtig. Dieses hat wie bereits erwähnt im August 2013 das »Archivierungsmodell Schule und Weiterbildung« für die Bewertung von staatlichen Schulunterlagen vorgelegt.29 II.3. Aufbewahrungsfristen für Schulunterlagen30 Die Bereinigte Amtliche Sammlung der Schulvorschriften in Nordrhein-Westfalen, kurz BASS, enthält alle für das Schulwesen maßgeblichen Bestimmungen. Sie erscheint einmal jährlich zu Beginn des Schuljahres. Konkrete Aufbewahrungsfristen für verschiedene Schulunterlagen sind v.a. in den drei nachfolgend genannten Runderlassen und Verordnungen enthalten: • Richtlinien für die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung von Akten bei Behörden und Einrichtungen im Geschäftsbereich des Ministeriums für Schule und Weiterbildung, Runderlass des Kultusministeriums vom 6. März 1981; • Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten der Lehrerinnen und Lehrer vom 22. Juli 1996; • Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern vom 14. Juni 2007. Danach betragen beispielsweise die Aufbewahrungsfristen für Zweitschriften von Abgangs- und Abschlusszeugnissen 50 Jahre, für Schülerstammblätter 20 Jahre sowie für Klassen- und Kursbücher 10 Jahre. Nicht mehr benötigte Unterlagen, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, sind nach allen genannten Erlassen und Verordnungen dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten. 28 Vgl. Vinzenz Lübben: „Zuständigkeiten, Aufbewahrungsfristen, Kontaktpflege – Vorfeldarbeit als Garant für eine strukturierte Überlieferungsbildung im Bereich Schulen“, a.a.O., S. 13. 29 Vgl. Bastian Gillner, „Das Archivierungsmodell Schule und Weiterbildung des Landesarchivs NRW“, in: Archivar. Zeitschrift für Archivwesen, 67. Jahrgang (2014), S. 92–97. 30 Vgl. Vinzenz Lübben: „Zuständigkeiten, Aufbewahrungsfristen, Kontaktpflege – Vorfeldarbeit als Garant für eine strukturierte Überlieferungsbildung im Bereich Schulen“, a.a.O., S. 13. 11 II.4. ARCHIVGESETZLICHE ANBIETUNGSPFLICHT II.4. archivgesetzliche Anbietungspflicht Die archivgesetzliche Anbietungspflicht gilt für alle nicht mehr benötigten Unterlagen des Landes (§ 4 Absatz 1 ArchivG NRW) und der Kommunen (§ 10 Absatz 4 ArchivG NRW). Sie gilt auch für „Unterlagen, die … personenbezogene Daten enthalten, die nach einer Vorschrift des Landes- oder Bundesrechts gelöscht werden müssten oder gelöscht werden könnten“ oder die einer Geheimhaltungsvorschrift unterliegen (§ 4 Absatz 2 ArchivG NRW). Im Schulbereich sind Unterlagen, die bestimmten Löschungsvorschriften unterliegen, nicht vorhanden. So erlauben sowohl die Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern vom 14. Juni 2007 (VO-DV I) in Verbindung mit § 120 SchulG NRW als auch die Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten der Lehrerinnen und Lehrer vom 22. Juli 1996 (VO-DV II) in Verbindung mit § 121 SchulG NRW die Speicherung, Weitergabe und Verarbeitung personenbezogener Daten. Die im nordrhein-westfälischen Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten vom 9. Juni 200031 enthaltenen Löschungsvorschriften für personenbezogene Daten (§ 19 Absatz 3 Buchstabe b DSG NRW), auf die etwa § 1 Absatz 1 VO-DV I und § 1 Absatz 5 VO-DV II verweisen, werden dadurch eingeschränkt, dass „von einer Löschung abzusehen“ ist, „soweit die gespeicherten Daten auf Grund von Rechtsvorschriften einem Archiv zur Übernahme anzubieten oder von einem Archiv zu übernehmen sind“ (§ 19 Absatz 4 DSG NRW). Die archivgesetzliche Anbietungspflicht geht hier der Löschungsverpflichtung vor. Die Archivierung ersetzt in diesem Fall die Löschung. 31 Das Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten wird auch kurz als Datenschutzgesetz NRW bezeichnet. Nachfolgend wird hierfür die Abkürzung DSG NRW verwendet.

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Zusammenfassung

Schulunterlagen sind eine sehr wichtige Quelle der Bildungs- und Ortsgeschichte. Neben Unterlagen aus schulischer Provenienz müssen daher auch Unterlagen der Schulträger und der Schulaufsichtsbehörden archiviert werden. Hierfür sind neben den kommunalen auch staatliche Archive zuständig. Zur Sicherung der noch vorhandenen Altunterlagen empfiehlt sich eine systematische Erfassung und Sichtung aller Schulen innerhalb des eigenen Archivsprengels. Im Vorfeld durchgeführte Recherchen zur Entwicklung des lokalen Schulwesens erleichtern dabei das Vorgehen. Die Bewertung von Schulunterlagen kann durch Bewertungsmodelle wesentlich vereinfacht werden. Durch eine gezielte Zusammenarbeit mit dem jeweils regional zuständigen staatlichen Archiv lässt sich zudem eine »Überlieferungsbildung im Verbund« erreichen. Am Beispiel des Kommunalarchivs Minden, das mit seinem Vorgehen seit Jahren gute Erfahrungen gemacht hat, zeigt Vinzenz Lübben praxisnah, wie die Archivierung von Schulunterlagen funktionieren kann.