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V. Übernahme in:

Vinzenz Lübben

Bewertung, Übernahme und Nutzung von Schulunterlagen am Beispiel des Kommunalarchivs Minden, page 33 - 36

1. Edition 2018, ISBN print: 978-3-8288-4201-4, ISBN online: 978-3-8288-7098-7, https://doi.org/10.5771/9783828870987-33

Series: Tectum - Masterarbeiten

Tectum, Baden-Baden
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33 V. Übernahme V.1. Übernahmeverfahren Für die eigentliche Übernahme von Unterlagen in das Kommunalarchiv Minden hat sich folgendes Verfahren etabliert: Nach einer Aktensichtung und -bewertung werden der betreffenden Dienststelle oder sonstigen Einrichtung vom Kommunalarchiv Minden per Hauspost oder auch durch den städtischen Bauhof Umzugskartons in ausreichender Menge übersandt. Alle vom Kommunalarchiv Minden als archivwürdig bewerteten und entsprechend gekennzeichneten Unterlagen77 werden dann von Mitarbeitern der entsprechenden Institution – bei den Schulen also meistens wohl von den Sekretärinnen oder Hausmeistern – in die zur Verfügung gestellten Kartons verpackt. Diese werden später von Mitarbeitern des städtischen Bauhofs oder aus Kostengründen neuerdings auch von privaten Transportunternehmen in das Kommunalarchiv Minden gebracht. Die Beauftragung des Bauhofs oder der Firmen erfolgt nach vorheriger Terminabsprache mit der abliefernden Stelle durch das Kommunalarchiv Minden. Alle als kassabel eingestuften personenbezogenen Unterlagen werden unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen von Fachfirmen vernichtet.78 Die Auftragserteilung zur Aktenvernichtung erfolgt durch die aktenabliefernde Einrichtung. Kleinere Schriftgutmengen im Umfang von 10 bis 20 Umzugskartons werden dann vom städtischen Bauhof zu den entsprechenden Fachfirmen gefahren, dort gewogen und anschließend sofort vernichtet. Bei größeren Schriftgutmengen stellen die Fachfirmen den betreffenden Dienststellen oder sonstigen Einrichtungen aber auch abschließbare Container zur Verfügung und übernehmen deren Transport selbst. Zwar sind die Kosten für eine fachgerechte Aktenvernichtung relativ gering und auch deren Abwicklung einfach zu bewerkstelligen, dennoch sind »wilde Aktenkassationen« aus falsch verstandener Sparsamkeit oder gar Bequemlichkeit nicht ganz auszuschließen. Das Kommunalarchiv Minden übernimmt daher alle mit der Aktenvernichtung verbundenen Kosten, um Anreize für ein reguläres Verfahren zu schaffen. Seit mehreren Jahren verfügt das Kommunalarchiv Minden daher in seinem Haushalt über einen separaten Ansatz für Aktentransporte und Aktenvernichtungen. Das gerade beschriebene Verfahren für Transporte und Kassationen wurde den Dienststellen und sonstigen Einrichtungen der Stadt Minden als dienstliche Mitteilung 77 Archivwürdige Unterlagen werden wie bereits erwähnt mit einem roten Großbuchstaben „A“ und einem Stempel des Kommunalarchivs Minden gekennzeichnet. 78 Löschungsverpflichtungen für personenbezogene Daten sind in § 20 Absatz 2 und § 35 Absatz 2 des Bundesdatenschutzgesetzes in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Januar 2003 (BDSG) sowie in § 19 Absatz 3 DSG NRW enthalten. Die Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Datenvernichtung muss durch technische und organisatorische Maßnahmen sichergestellt werden (vgl. §§ 9 und 11 BDSG sowie § 10 DSG NRW). 34 V. ÜBERNAHME bekanntgegeben.79 Außerdem wird es allen abliefernden Stellen im Rahmen der Aktenaussonderung nochmals genau erläutert. Die Abwicklung durch die abliefernden Einrichtungen und den städtischen Bauhof (bzw. beauftragte Firmen) bei vollständiger Kostenübernahme durch das Kommunalarchiv Minden ist seit Jahren eingespielt und hat sich in der Praxis bewährt. V.2. Zugangsbearbeitung Wie bereits weiter oben erwähnt, wird über jede Aktenaussonderung bei den Dienststellen und sonstigen Einrichtungen der Stadt Minden oder des Kreises Minden-Lübbecke ein Vermerk angefertigt. Dieser enthält Informationen zu den Lagerungsbedingungen der Unterlagen einer besuchten Einrichtung sowie summarische Angaben zu den als archivwürdig bzw. kassabel eingestuften Schriftgutgruppen.80 Nach der Ablieferung der als archivwürdig bewerteten Unterlagen im Kommunalarchiv Minden werden diese von den Archivmitarbeitern in einer Ablieferungsliste genauer erfasst.81 Der Übernahmevermerk und die zugehörige Ablieferungsliste erhalten einen Eingangsstempel und eine Tagebuchnummer. Anschließend wird der Zugang in die elektronische Zugangsliste des Kommunalarchivs Minden eingetragen. Diese umfasst eine jährlich fortlaufende Zugangsnummer (z. B. S 11/2013 oder K 8/2016), das Übernahmedatum, Angaben zur abliefernden Stelle, zum abgelieferten Schriftgut, zu dessen Umfang und zu dessen zwischenzeitlichem Lagerungsort sowie einen Verweis auf die Tagebuchnummer des zugehörigen Übernahmevermerks. 79 Vgl. Dienstliche Mitteilung der Stadtverwaltung Minden, Nr. 15 vom 21. April 2011. 80 Vgl. Hans-Jürgen Höötmann und Katharina Tiemann, „Archivische Bewertung – Versuch eines praktischen Leitfadens zur Vorgehensweise bei Aussonderungen im Sachaktenbereich“, a.a.O., S. 9. Der Übernahmevermerk wird hier allerdings als Bewertungs- und Kassationsprotokoll bezeichnet. 81 Zwar sollte eine Ablieferungsliste idealtypischerweise von der abliefernden Stelle – hier der Schule – erstellt werden, doch lässt sich dies bei der heutigen Arbeitsverdichtung in den Schulsekretariaten leider nicht durchsetzen. 35 V.2. ZUGANGSBEARBEITUNG Elektronische Zugangsliste Als nächstes wird die soeben vergebene Zugangsnummer handschriftlich auf dem Übernahmevermerk notiert. Außerdem wird der abliefernden Stelle per E-mail eine Kopie des Übernahmevermerks und der zugehörigen Ablieferungsliste zugesandt. Schließlich werden der Übernahmevermerk und die Ablieferungsliste in Papierform in der Dienstregistratur des Kommunalarchivs Minden abgelegt. Zusätzlich werden beide dann noch elektronisch in einer entsprechenden Maske der Archivierungssoftware AUGIAS-Archiv abgespeichert. Eingabemaske für Archivalienzugänge

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Zusammenfassung

Schulunterlagen sind eine sehr wichtige Quelle der Bildungs- und Ortsgeschichte. Neben Unterlagen aus schulischer Provenienz müssen daher auch Unterlagen der Schulträger und der Schulaufsichtsbehörden archiviert werden. Hierfür sind neben den kommunalen auch staatliche Archive zuständig. Zur Sicherung der noch vorhandenen Altunterlagen empfiehlt sich eine systematische Erfassung und Sichtung aller Schulen innerhalb des eigenen Archivsprengels. Im Vorfeld durchgeführte Recherchen zur Entwicklung des lokalen Schulwesens erleichtern dabei das Vorgehen. Die Bewertung von Schulunterlagen kann durch Bewertungsmodelle wesentlich vereinfacht werden. Durch eine gezielte Zusammenarbeit mit dem jeweils regional zuständigen staatlichen Archiv lässt sich zudem eine »Überlieferungsbildung im Verbund« erreichen. Am Beispiel des Kommunalarchivs Minden, das mit seinem Vorgehen seit Jahren gute Erfahrungen gemacht hat, zeigt Vinzenz Lübben praxisnah, wie die Archivierung von Schulunterlagen funktionieren kann.