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IV. Bewertung in:

Vinzenz Lübben

Bewertung, Übernahme und Nutzung von Schulunterlagen am Beispiel des Kommunalarchivs Minden, page 21 - 32

1. Edition 2018, ISBN print: 978-3-8288-4201-4, ISBN online: 978-3-8288-7098-7, https://doi.org/10.5771/9783828870987-21

Series: Tectum - Masterarbeiten

Tectum, Baden-Baden
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21 IV. Bewertung Die Bewertung von Unterlagen gehört zu den wichtigsten, aber auch verantwortungsvollsten Aufgaben der Archivarinnen und Archivare. Sie entscheiden nach archivfachlichen Kriterien, ob von schriftgutproduzierenden Stellen oder einzelnen Personen nicht mehr benötigte Unterlagen archivwürdig und damit dauerhaft aufzubewahren sind.49 Nach § 2 Absatz 6 des nordrhein-westfälischen Archivgesetzes sind alle Unterlagen archivwürdig, „denen ein bleibender Wert für Wissenschaft und Forschung, historisch-politische Bildung, Gesetzgebung, Rechtsprechung, Institutionen oder Dritte zukommt“. Die Entscheidung hierüber liegt allein beim jeweils zuständigen Archiv. Dennoch sollte die abgebende Stelle nach Möglichkeit in die Bewertungsentscheidung mit eingebunden werden.50 Ziel jeder Bewertung ist die Bildung einer aussagekräftigen, exemplarischen Auswahl. Hierzu müssen – nicht zuletzt schon aus wirtschaftlichen Gründen – Doppel- überlieferungen möglichst vermieden und alle redundanten Unterlagen kassiert werden. Dies schont knappe finanzielle, personelle und sachliche Ressourcen für Lagerung, Erschließung und Erhaltung des Archivguts. Bei ihren Bewertungsentscheidungen lassen sich die Archivarinnen und Archivare des Kommunalarchivs Minden von Bewertungsmodellen wie dem vom Bundesarchiv entwickelten Federführungsmodell51 und dem von der Landesarchivdirektion Baden-Württemberg erarbeiteten Modell der vertikalen und horizontalen Bewertung52 leiten. Zusätzlich findet auch das eigene Dokumentationsprofil des Kommunalarchivs Minden Beachtung.53 49 Vgl. z. B. Hans-Jürgen Höötmann und Katharina Tiemann, Archivische Bewertung – Versuch eines praktischen Leitfadens zur Vorgehensweise bei Aussonderungen im Sachaktenbereich, in: Archivpflege in Westfalen und Lippe, Heft 52 (April 2000), S. 1–11. 50 Vgl. hierzu Jürgen Treffeisen: „Im Benehmen mit … – Formen der Kooperation bei Bewertungsfragen mit den betroffenen Behörden. Erfahrungen des Staatsarchivs Sigmaringen“, in: Robert Kretschmar (Hrsg.): Historische Überlieferung aus Verwaltungsunterlagen. Zur Praxis der archivischen Bewertung in Baden-Württemberg, (= Werkhefte der Staatlichen Archivverwaltung Baden-Württemberg, Serie A, Heft 7), Stuttgart: Verlag W. Kohlhammer, 1997, S. 73–101. 51 Vgl. Hans-Dieter Kreikamp, „Das Bewertungsmodell des Bundesarchivs – Federführung als Bewertungskriterium“, in: Bilanz und Perspektiven archivischer Bewertung. Beiträge eines Archivwissenschaftlichen Kolloquiums, herausgegeben von Andrea Wettmann, (= Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Institut für Archivwissenschaft, Nr. 21), Marburg 1994, S. 83–87, außerdem auch Isabel Taylor, „The German appraisal discussion since 1990. An overview”, in: Archives and Manuscripts. The Journal of the Australian Society of Archivists, vol. 44 (2016), S. 14–23, hier v.a. S. 15–16. 52 Vgl. Udo Schäfer: „Ein Projekt zur vertikalen und horizontalen Bewertung“, in: Robert Kretschmar (Hrsg.): His torische Überlieferung aus Verwaltungsunterlagen. Zur Praxis der archivischen Bewertung in Baden-Württem berg, (= Werkhefte der Staatlichen Archivverwaltung Baden-Württemberg, Serie A, Heft 7), Stuttgart: Verlag W. Kohlhammer, 1997, S. 61–71, außerdem auch Isabel Taylor, „The German appraisal discussion since 1990. An overview“, a.a.O., S. 16–17. 53 Zur Erstellung und Nutzung von Dokumentationsprofilen vgl. z. B. Peter K. Weber: „Das Dokumentationsprofil als Steuerungsinstrument archivischer Überlieferungsbildung. Ein Beitrag aus 22 IV. BEWERTUNG Alle Bewertungsentscheidungen werden dokumentiert, um größtmögliche Transparenz für Verwaltung, Forschung und Öffentlichkeit zu schaffen. Im Schulbereich verfolgt das Kommunalarchiv Minden folgende inhaltliche Überlieferungsziele: • Dokumentation des Aufbaus und der Entwicklung des gesamten Schulwesens in der Stadt Minden und ihrer 1973 eingemeindeten Vororte; • Dokumentation der Schulaufsicht des Kreises Minden-Lübbecke bzw. seiner Rechtsvorgänger, der Kreise Lübbecke und Minden; • Dokumentation der Organisation, Entwicklung und Tätigkeit der Schulen in Trägerschaft der Stadt Minden und des Kreises Minden-Lübbecke sowie ihrer jeweiligen Rechtsvorgänger. In die nachfolgenden Überlegungen zur schulischen Überlieferungsbildung wurden daher neben den Unterlagen aus schulischer Provenienz auch die Unterlagen zur Schulträgerschaft und zur Schulaufsicht miteinbezogen. IV.1. Bewertung von Unterlagen aus schulischer Provenienz Das Kommunalarchiv Minden verfügte für die Archivierung von Schulunterlagen in seiner Zuständigkeit bislang über kein schriftlich fixiertes Archivierungsmodell. Dennoch wurde und wird bei der Erfassung, Bewertung und Übernahme sowie der späteren Verzeichnung stets nach den gleichen Kriterien vorgegangen. IV.1.1. Auswahl der Schulen Das Kommunalarchiv Minden hat sich bewusst dafür entschieden, möglichst alle allgemein- und berufsbildenden Schulen seines Archivsprengels in Auswahl zu archivieren. Eine Beschränkung auf nur wenige für die Überlieferungsbildung ausgewählte »Archivschulen« – wie z. B. beim Staatsarchiv Hamburg oder beim Stadtarchiv Hildesheim – schied für das Kommunalarchiv Minden von vornherein aus. Hierfür gab und gibt es gleich mehrere Gründe: Die Anzahl der Schulen in Trägerschaft des Kreises Minden-Lübbecke und seiner Rechtsvorgänger ist so klein, dass hier eine Auswahl einzelner Schulen nicht angebracht erschien. Ein ähnliches Bild ergab sich bei den allgemeinbildenden Schulen in der Stadt Minden und ihren Vororten. Auch deren Zahl ist insgesamt noch recht überschaubar. Deskommunaler Perspektive“, in: Archive in Thüringen, Sonderheft 2005 (Bewertung und Bestandsergänzung), S. 7–12, Christa Irmgard Becker: „Arbeitshilfe zur Erstellung eines Dokumentationsprofils für Kommunalarchive. Einführung in das Konzept der BKK zur Überlieferungsbildung und Textabdruck“, in: Archivar. Zeitschrift für Archivwesen, 62. Jahrgang (2009), S. 122–131 und Isabel Taylor: „The German appraisal discussion since 1990. An overview“, a.a.O., S. 18–19. 23 IV.1. BEWERTUNG VON UNTERLAGEN AUS SCHULISCHER PROVENIENZ halb wurde hier ebenfalls auf eine Auswahl unter den einzelnen Schulen verzichtet, obwohl sich deren Schriftgut wegen ähnlicher Aufgaben und Tätigkeiten nur unwesentlich unterschied. Die einzelnen Schulen haben sehr häufig eine lange Tradition und sind für die Identität ihres Stadtteils oder Dorfes äußerst bedeutend. Ihre Unterlagen stellen zudem wichtige Quellen für die Lokal-, Bildungs- und Sozialgeschichte der verschiedenen Stadtteile, aber auch der gesamten Stadt Minden und des Kreises Minden-Lübbecke dar. Die Schülerschaft der einzelnen Schulen unterscheidet sich sowohl in sozialer als auch in wirtschaftlicher und konfessioneller Hinsicht. Durch die Zusammenlegung von Schulen, aber auch durch die Verlagerung von Schulstandorten kam und kommt es immer wieder zu nicht vorhersehbaren Veränderungen der lokalen Schullandschaft. Diese wurden und werden durch schulpolitische Entscheidungen des Landes Nordrhein-Westfalen wie die Auflösung der Volksschulen und ihre Umwandlung in Grund- oder Hauptschulen im Jahr 1968 oder die Einführung der Gesamtschulen ab dem Ende der 1970er Jahre54 noch verstärkt. Das Schulwesen in der Stadt Minden unterliegt ebenso wie die sozialen Gegebenheiten einzelner Stadtteile viel zu vielen unvorhersehbaren Veränderungen, als dass man sich bei der Archivierung von Schulunterlagen nachvollziehbar und auch nachhaltig auf nur wenige Schulen beschränken könnte und sollte. Bereits im Jahr 1997 beschrieb Rainer Hering, damals Staatsarchiv Hamburg, heute Leiter des Landesarchivs Schleswig-Holstein, diese Problematik bei der Auswahl von »Archivschulen«: „Darüber hinaus mußte die Schulauswahl … aktualisiert werden, da einige nicht mehr existierten, andere neu gegründet oder zusammengelegt worden waren und sich auch die sozialen bzw. lokalen Verhältnisse verändert haben.“55 Hieran hat sich bis heute nichts geändert wie selbst der Hildesheimer Kollege Michael Schütz in seinem 2015 erschienenen Aufsatz „Bewertung von Schulunterlagen. Auswahlkriterien des Stadtarchivs Hildesheim für Archivschulen und Schriftgutgruppen“ eingestehen muss. Auch eine seiner Archivschulen wurde zwischenzeitlich aufgelöst, so dass eine andere Schule als Ersatz gefunden werden musste.56 Lücken in der Überlieferungsbildung sind bei dieser Vorgehensweise wohl unausweichlich vorprogrammiert. Um solche Überlieferungslücken zu vermeiden, werden vom Kommunalarchiv Minden daher Unterlagen von allen allgemein- und berufsbildenden Schulen in Auswahl übernommen. Die Erfahrungen der letzten Jahre zeigen, dass die Menge des am Ende wirklich übernommenen Schriftguts eher gering ausfällt. 54 Die Mindener Kurt-Tucholsky-Gesamtschule wurde allerdings erst im Jahr 1986 gegründet. 55 Vgl. Rainer Hering: „Zur Überlieferung und Bewertung von Schulunterlagen am Beispiel der Freien und Hansestadt Hamburg“, a.a.O., S. 98. 56 Vgl. Michael Schütz: „Bewertung von Schulunterlagen. Auswahlkriterien des Stadtarchivs Hildesheim für Archivschulen und Schriftgutgruppen“, a.a.O., S. 17. 24 IV. BEWERTUNG Datum der Übernahme Schule Umfang 10. Mai 2005 GS Hahlen 1,00 lfd. Meter 16. Mai 2006 HS Todtenhausen 0,25 lfd. Meter 9. und 12. Januar 2008 HS Dankersen 6,50 lfd. Meter 3. März 2008 GS Kutenhausen, Standort Kutenhausen 0,25 lfd. Meter 3., 28. und 30. April 2008 HS Minden-Süd 10,50 lfd. Meter 2. Mai 2008 GS Eine-Welt-Schule 2,50 lfd. Meter 26. Mai 2008 GS Am Wiehen, Standort Dützen 0,25 lfd. Meter 4. Juni 2008 GS Am Wiehen, Standort Häverstädt 0,25 lfd. Meter 28. August 2008 GS Dankersen 0,25 lfd. Meter 17. und 29. September 2008 HS Todtenhausen 1,50 lfd. Meter 24. September 2008 GS Cornelia-Funke-Schule 2,00 lfd. Meter 14. Oktober 2008 GS Mosaik-Schule, Standort Minderheide 2,00 lfd. Meter 27. Januar 2009 GS Am Wiehen, Standort Dützen 1,50 lfd. Meter 3. Februar 2009 GS Domschule 2,50 lfd. Meter 4. März 2009 GS Mosaik-Schule, Standort Bärenkämpen 1,50 lfd. Meter 12. und 26. März 2009 GS Kutenhausen, Standorte Kutenhausen und Stemmer, sowie Heimathaus Kutenhausen 2,00 lfd. Meter 27. November 2009 RS Freiherr-von-Vincke-Real schule 0,25 lfd. Meter 10. März 2011 GS Leteln 1,00 lfd. Meter 14. November 2011 RS Käthe-Kollwitz-Realschule 2,50 lfd. Meter 9. Juli 2014 HS Minden-Süd 1,00 lfd. Meter insgesamt: 38,5 lfd. Meter Übernahmen von Unterlagen aus schulischer Provenienz in den Jahren 2006 bis 2014 25 IV.1. BEWERTUNG VON UNTERLAGEN AUS SCHULISCHER PROVENIENZ IV.1.2. Auswahl von Schriftgutgruppen In der archivfachlichen Diskussion besteht weitgehende Einigkeit, welche Schriftgutgruppen aus schulischer Provenienz zu archivieren und welche zu kassieren sind. Es ist jedoch augenfällig, dass die kommunalen Archive insgesamt mehr Unterlagen übernehmen möchten als die staatlichen Archive.57 Die lokale oder regionale Sichtweise kommt hier teilweise zu anderen Ergebnissen über die Archivwürdigkeit bestimmter Schriftgutgruppen oder auch einzelner Akten als die staatliche Sichtweise. Das nordrhein-westfälische Archivgesetz bietet daher die Möglichkeit, vom Landesarchiv NRW als nicht archivwürdig bewertete staatliche Unterlagen in ein kommunales Archiv abzugeben (§ 4 Absatz 5 ArchivG NRW). Im Hinblick auf die bereits zuvor genannten Überlieferungsziele des Kommunalarchivs Minden werden alle Unterlagen, anhand derer sich die Entwicklung und die Tätigkeit der Schulen nachvollziehen lassen, als archivwürdig eingestuft: Hierzu zählen insbesondere das zentrale Schriftgut der Schulleitung, Unterlagen zur Schulorganisation, Schulchroniken, Jahresberichte sowie die Protokolle der schulischen Gremien.58 Besonders die Schulchroniken und die Gremienprotokolle beinhalten in komprimierter Form aussagekräftige Informationen zu den organisatorischen, finanziellen, personellen und baulichen Angelegenheiten einer Schule. Daneben gewähren sie Einblicke in den Unterricht sowie in schulische und außerschulische Veranstaltungen.59 Ergänzt werden sollten die zuvor genannten Unterlagen um Schriftgut zur Schulspeisung und zur Schulgelderhebung, zu besonderen Unterrichtsangeboten, zur Ausrichtung der Schule, zu Schulversuchen, zu Schulpartnerschaften und zum Schüleraustausch sowie zu Schul- und Fördervereinen. Jedoch sollte von diesen Unterlagen nach Möglichkeit nur eine kleine Auswahl übernommen werden.60 Die Bewertung von schülerbezogenen Unterlagen wie z. B. Zeugnisbüchern und Zeugnislisten, Schülerkarteien und Schülerlisten sowie Klassenarbeiten und Prüfungsunterlagen ist in der archivischen Fachwelt äußerst strittig. Das baden-württembergische Archivierungsmodell stellt eine Übernahme schülerbezogener Unterlagen in das „Er- 57 Zu den Bewertungsentscheidungen der Kommunalarchive vgl. Uwe Schaper: „Probleme der Archivierung von Schulakten“, in: Brandenburgische Archive. Mitteilungen aus dem Archivwesen des Landes Brandenburg, Heft 7 (1996), S. 6–8, Kerstin Letz: „Schulunterlagen im Archiv der Hansestadt Lübeck“, in: Auskunft. Mitteilungsblatt Hamburger Bibliotheken, 20. Jahrgang (2000), S. 428– 435 und die bereits mehrfach genannten Aufsätze des Hildesheimer Kollegen Michael Schütz; außerdem die Beiträge des vom LWL-Archivamt für Westfalen veranstalteten Workshops »Überlieferung aus Schulverwaltung und Schulen«. 58 Vgl. Rainer Hering: „Das Hamburger Archivierungsmodell für Schulunterlagen“, in: Auskunft. Mitteilungsblatt Hamburger Bibliotheken, 20. Jahrgang (2000), S. 420–427, hier besonders S. 426– 427, das »Bewertungsmodell Schulen« des Staatsarchivs Hamburg, a.a.O., S.  10 und Michael Schütz, „Bewertung von Schulunterlagen. Auswahlkriterien des Stadtarchivs Hildesheim für Archivschulen und Schriftgutgruppen“, a.a.O., S. 18. 59 Vgl. das »Bewertungsmodell Schulen« des Staatsarchivs Hamburg, a.a.O., S. 10. 60 Vgl. das »Bewertungsmodell Schulen« des Staatsarchivs Hamburg, a.a.O., S.10 und Michael Schütz, „Bewertung von Schulunterlagen. Auswahlkriterien des Stadtarchivs Hildesheim für Archivschulen und Schriftgutgruppen“, a.a.O., S. 18. 26 IV. BEWERTUNG messen des jeweiligen Archivs“,61 das Bewertungsmodell des Staatsarchivs Hamburg sieht eine Totalkassation vor.62 Im Gegensatz hierzu übernehmen die meisten kommunalen Archive Zeugnisbücher, Zweitschriften von Abgangs- und Abschlusszeugnissen sowie Schülerverzeichnisse und -karteien komplett63. Genauso verfährt das Kommunalarchiv Minden. Normale Klassenarbeiten sollten jedoch aufgrund ihres geringen inhaltlichen Werts und ihres eher reproduktiven Charakters komplett vernichtet werden. Anders verhält es sich mit Abiturprüfungsunterlagen. Diese sollten zumindest in Auswahl archiviert werden. Hierbei sollten die allgemeinen Prüfungsunterlagen wie die Anmeldung der Schülerinnen und Schüler zum Abitur, die Aufgabenstellungen der schriftlichen und mündlichen Prüfungen – allerdings nur bis zur Einführung des Zentralabiturs im Jahr 2007 – sowie die Benotungen und Zeugniszweitschriften komplett übernommen werden. Die eigentlichen Abiturarbeiten sollten nach 1955 nur noch von jedem zehnten Abschlussjahrgang übernommen werden. Aufgrund der großen Zahl der anfallenden Arbeiten ist zudem eine Beschränkung auf nur wenige Fächer, wie z. B. Deutsch, Geschichte und andere gesellschaftswissenschaftliche Fächer, an denen sich der soziale Wandel besonders gut ablesen lässt, zu bedenken.64 Bislang hat das Kommunalarchiv Minden alle Abiturarbeiten von drei städtischen Gymnasien und dem Weser-Kolleg bis zur Mitte der 1990er Jahre komplett übernommen. Hier ist eine Nachkassation der übernommenen, aber noch nicht verzeichneten Abiturarbeiten wohl unausweichlich. Die Personalakten von Lehrkräften und sonstigen Schulbediensteten wie Hausmeistern und Schulsekretärinnen werden nicht bei den Schulen selbst, sondern bei den jeweiligen Dienstherrn geführt. Für Hausmeister und Schulsekretärinnen sind dies die jeweiligen Schulträger, für die Lehrkräfte – mit Ausnahme der tariflich beschäftigten Grundschullehrer, für die die staatlichen Schulämter zuständig sind – die Personaldezernate (Dezernat 47) der Bezirksregierungen. Personalakten sollten dort von den jeweils zuständigen Archiven in Auswahl übernommen werden. Für die Übernahme der Personalakten der Lehrkräfte an Schulen im Archivsprengel des Kommunalarchivs Minden ist damit heute die Abteilung Ostwestfalen-Lippe des Landesarchivs NRW zuständig. Nach dem vom Landesarchiv NRW vorgelegten »Archivierungsmodell Schule und Weiterbildung« sollen die Personalakten der Lehrerinnen und Lehrer nach dem »Archi- 61 Vgl. Ernst Otto Bräunche und Kurt Hochstuhl: „Archivierung von Unterlagen der öffentlichen Schulen. Empfehlungen der Arbeitsgruppe »Bewertung von Schulakten«„, a.a.O., 309. 62 Vgl. das »Bewertungsmodell Schulen« des Staatsarchivs Hamburg, a.a.O., S. 10. 63 Vgl. z. B. Michael Schütz, „Bewertung von Schulunterlagen. Auswahlkriterien des Stadtarchivs Hildesheim für Archivschulen und Schriftgutgruppen“, a.a.O., S. 18 und Rolf-Dietrich Müller: „Erfahrungen und praktische Fragen im Umgang mit Unterlagen aus Schulen“, a.a.O., S. 21 und 23. 64 Ähnlich verfährt das Stadtarchiv Hildesheim (vgl. Michael Schütz, „Bewertung von Schulunterlagen. Auswahlkriterien des Stadtarchivs Hildesheim für Archivschulen und Schriftgutgruppen“, a.a.O., S. 18). 27 IV.1. BEWERTUNG VON UNTERLAGEN AUS SCHULISCHER PROVENIENZ vierungsmodell Personalverwaltung« bewertet werden.65 Jedoch lassen die dort entwickelten Auswahlkriterien für Personalakten, bei denen es sich um eine Kombination aus Eliteauswahl, Sampleauswahl nach Geburtsdatum und einer Auswahl von Sonderfällen (Personalakten mit gravierenden Disziplinarmaßnahmen, Personalakten von Personalratsvorsitzenden) handelt,66 bezweifeln, dass alle aus kommunaler Sicht archivwürdigen Personalakten auch wirklich archiviert werden.67 Die kommunalen Archive sollten daher versuchen, aus ihrer Sicht archivwürdige Personalunterlagen, die vom Landesarchiv NRW aber als nicht archivwürdig eingestuft wurden, zu übernehmen.68 Hierzu sollte eine schriftliche Vereinbarung mit dem Landesarchiv NRW getroffen werden. Das nordrhein-westfälische Archivgesetz sieht eine solche Abgabe staatlicher Unterlagen an kommunale oder andere öffentliche Archive ausdrücklich vor: § 4 Absatz 5 ArchivG NRW ermöglicht die Abgabe von „Unterlagen, die vom Landesarchiv als nicht archivwürdig bewertet wurden, an andere öffentliche Archive“. § 10 Absatz 6 ArchivG NRW erlaubt die Übernahme von „Unterlagen von anderen Stellen“ durch kommunale Archive. Darüber hinaus sollten zukünftig auch im Bereich der Überlieferungsbildung Absprachen mit dem Landesarchiv NRW getroffen werden, um „eine qualitätsvolle, sich ergänzende und Redundanzen vermeidende Überlieferung bei gleichzeitiger grundsätzlicher Wahrung des Provenienzprinzips und der Sprengelzuständigkeit zu schaffen“.69 Sollte eine solche »Überlieferungsbildung im Verbund« mit dem Landesarchiv NRW im Schulbereich nicht möglich sein, müssten alternativ die in den Schulen und kommunalen Schulverwaltungsbehörden vorhandenen Personalnebenakten übernommen werden. Unterlagen zu einzelnen Schulveranstaltungen und Schulprojekten sollten nur in Auswahl übernommen werden. 65 Vgl. den ausschließlich online verfügbaren Abschlussbericht der Projektgruppe »Archivierungsmodell Schule und Weiterbildung« des Landesarchivs NRW, a.a.O., S. 102. 66 Vgl. den Abschlussbericht der Projektgruppe »Archivierungsmodell Personalverwaltung« des Landesarchivs NRW, S.  22–26 sowie S.  37 (Schulämter) und S.  38 (Schulen). Dieser ist online unter http://www.archive.nrw.de/lav/archivfachliches/ueberlieferungsbildung/personalverwaltung/ Personalverwaltung_Abschlussbericht.pdf abrufbar. 67 Vgl. Michael Schütz, „Bewertung von Schulunterlagen. Auswahlkriterien des Stadtarchivs Hildesheim für Archivschulen und Schriftgutgruppen“, a.a.O., S. 18. 68 Das Landesarchiv NRW scheint, seit einigen Jahren zu einer engeren Kooperation mit den Kommunalarchiven bereit zu sein (vgl. z. B. Karoline Riener: „Schule und Schulaufsicht im Blickpunkt einer »Überlieferungsbildung im Verbund«. Workshop zur Archivierung von Unterlagen des Verwaltungszweigs »Schule und Weiterbildung«„, in: Archivar. Zeitschrift für Archivwesen, 65. Jahrgang (2012), S. 433–434). Auch die Erfahrungen des Kommunalarchivs Minden bei der gemeinsamen Bewertung von Unterlagen des Kataster- und Vermessungsamtes des Kreises Minden-Lübbecke deuten in diese Richtung. 69 Vgl. Andreas Pilger: „Ein neues Positionspapier des VdA-Arbeitskreises »Archivische Bewertung« zur Überlieferungsbildung im Verbund“, in: Archivar. Zeitschrift für Archivwesen, 65. Jahrgang (2012), S. 6–11, hier S. 7. 28 IV. BEWERTUNG Klassenbücher und Kurshefte sollten aufgrund ihres fehlenden inhaltlichen Werts komplett kassiert werden.70 Lediglich das ein oder andere Stück könnte hier exemplarisch aufbewahrt werden, um das Aussehen und den Aufbau eines Klassenbuchs oder Kurshefts zu dokumentieren. Unterlagen zum Schulgebäude und zum Schulgrundstück sollten nicht bei den Schulen selbst, sondern bei ihren Trägern, sprich bei den Bau- und Liegenschaftsverwaltungen, übernommen werden. Die Qualität der Aktenführung ist dort erfahrungsgemäß wesentlich besser als bei den Schulen. Fotos, Plakate und Flyer von schulischen und außerschulischen Veranstaltungen sollten „aufgrund nicht geklärter Eigentums- und Nutzungsrechte und fehlender Angaben zum Bildinhalt in nur sehr geringem Umfang übernommen werden“.71 Zukünftig werden dem Kommunalarchiv Minden auch elektronische Unterlagen aus schulischer Provenienz angeboten werden. So verwenden mittlerweile alle Schulen besondere Fachverfahren zur Verwaltung schülerbezogener Daten. Hier ist z. B. das Programm SchILD-NRW zu nennen. Die Einführung solcher Fachverfahren ist allerdings noch relativ jung, so dass hier bislang noch keine Übernahmen erfolgten. Eine Bewertung der Fachverfahren steht folglich noch aus. Alle zuvor genannten Bewertungsentscheidungen wurden in einem Bewertungskatalog für die Unterlagen einzelner Schulen zusammengefasst. Dieser ist im Anhang zu finden (siehe Anlage D). IV.2. Bewertung von Unterlagen zur Schulträgerschaft Die Schulträger sind wie bereits weiter oben beschrieben für die sogenannten äußeren Schulangelegenheiten, also die Bereitstellung und Unterhaltung der „für einen ordnungsgemäßen Unterricht erforderlichen Schulanlagen, Gebäude, Einrichtungen und Lehrmittel“, die Finanzierung des für die Schulverwaltung notwendigen Personals und einer zeitgemäßen Sachausstattung (§ 79 SchulG NRW), die Schulentwicklungsplanung (§ 80 SchulG NRW), die Festlegung der Schulbezirke und Schuleinzugsbereiche (§ 84 SchulG NRW) sowie die Schulwegsicherung und die Schülerbeförderung zuständig.72 Für die Erledigung dieser Aufgaben ist bei den meisten allgemeinbildenden Schulen in Minden heute das städtische Schulbüro, bei den berufsbildenden Schulen das Schulamt des Kreises Minden-Lübbecke federführend. 70 Vgl. das »Bewertungsmodell Schulen« des Staatsarchivs Hamburg, a.a.O., S. 10. 71 Vgl. das »Bewertungsmodell Schulen« des Staatsarchivs Hamburg, a.a.O., S. 10–11. 72 Vgl. Vinzenz Lübben: „Zuständigkeiten, Aufbewahrungsfristen, Kontaktpflege – Vorfeldarbeit als Garant für eine strukturierte Überlieferungsbildung im Bereich Schulen“, a.a.O., S.  11 und Rolf-Dietrich Müller: „Erfahrungen und praktische Fragen im Umgang mit Unterlagen aus Schulen“, a.a.O., S. 23. 29 IV.2. BEWERTUNG VON UNTERLAGEN ZUR SCHULTRÄGERSCHAFT Die Akten des Schulbüros der Stadt Minden werden bis heute nach einem einheitlichen Aktenplan gebildet und abgelegt. Dagegen lassen die Akten des Schulamtes des Kreises Minden-Lübbecke eine solche Ordnung seit Jahrzehnten vermissen. Dennoch sind die Akten der kommunalen Schulträger wesentlich besser geführt als die der Schulen. Das städtische Schulbüro und seine Vorgänger sowie das Schulamt des Kreises Minden-Lübbecke haben dem Kommunalarchiv Minden in den letzten Jahrzehnten regelmäßig ihre nicht mehr benötigten Unterlagen zur Übernahme angeboten. Dies dürfte an der organisatorischen Nähe der beiden Schulverwaltungen zum Kommunalarchiv Minden liegen. So gehören das städtische Schulbüro und die Abteilung Stadtarchiv des Kommunalarchivs Minden beide zum Fachbereich 1 der Stadt Minden, während die Abteilung Kreisarchiv des Kommunalarchivs Minden dem Schulamt des Kreises Minden-Lübbecke untersteht. Von den angebotenen Unterlagen zur Schulträgerschaft wurde das Schriftgut zu folgenden Aufgabenbereichen als uneingeschränkt archivwürdig befunden:73 Schulausschuss, Schulentwicklungsplanung, Schulleiterkonferenzen, Festlegung von Schulbezirken und Schuleinzugsbereichen, Einstellung von Schulleitern und ihren Stellvertretern, Gründung und Schließung von Schulen sowie Erprobung neuer Schulformen und Änderung des Schultyps. Als kassabel wurden alle Haushalts- und Kassensachen sowie die Unterlagen zur Beschaffung von Lehr- und Lernmitteln eingestuft. Lediglich in Auswahl werden Unterlagen zur Einrichtung besonderer Fachräume und zum Übergang von der Schule in den Beruf übernommen. Unterlagen zum Bau und zur Unterhaltung der Schulgebäude und sonstigen Schulanlagen werden nach dem Federführungsmodell bei den Bau- und Liegenschaftsverwaltungen der Stadt und des Kreises übernommen. Unterlagen zu Schulpflichtverletzungen und zur Inklusion müssten eigentlich vom Landesarchiv NRW bei den staatlichen Schulämtern, denen die untere Schulaufsicht obliegt, übernommen werden. Da das Landesarchiv NRW nach seinem Bewertungsmodell Schule und Weiterbildung hier aber nur eine kleine landesweite Auswahl übernimmt, hat sich das Kommunalarchiv Minden entschieden, zusätzlich eine eigene lokale Auswahl zu treffen. Die zuvor genannten Bewertungsentscheidungen wurden in einem Bewertungskatalog für die Unterlagen der kommunalen Schulträger zusammengefasst (siehe Anlage E). 73 Vgl. Michael Schütz, „Bewertung von Schulunterlagen. Auswahlkriterien des Stadtarchivs Hildesheim für Archivschulen und Schriftgutgruppen“, a.a.O., S. 19 und Renate Volks-Kuhlmann: „Zwischen Sommerfrische und Winterschule – Zur archivischen Überlieferung der Schul- und Schulverwaltungsämter der Kreise“, a.a.O., S. 29. 30 IV. BEWERTUNG IV.3. Bewertung von Unterlagen zur Schulaufsicht Für die Archivierung der Unterlagen der Schulaufsichtsbehörden ist heute, wie bereits weiter oben erwähnt, allein das Landesarchiv NRW zuständig.74 Dennoch hat die Abteilung Kreisarchiv des Kommunalarchivs Minden bereits vor mehreren Jahrzehnten aufgrund des Desinteresses des früheren Staatsarchivs Detmold an den Unterlagen des staatlichen Schulamtes des Kreises Minden-Lübbecke bzw. seiner Rechtsvorgänger Personalakten von pensionierten Volks schullehrern aus dem Kreisgebiet übernommen und so vor der Vernichtung bewahrt.75 IV.4. Vorbereitung und Durchführung von Aktenaussonderungen Trotz der nach § 10 Absatz 4 ArchivG NRW grundsätzlich für alle Dienststellen und sonstigen Einrichtungen der Stadt Minden und des Kreises Minden-Lübbecke bestehenden Anbietungspflicht für „Unterlagen, die zur Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden“, geht die Initiative für Aktenaussonderungen im Bereich der Schulen bislang meist vom Kommunalarchiv Minden aus. Regelmäßige Hinweise auf die gesetzliche Anbietungspflicht und eine gezielte Kontaktpflege zu einzelnen Schulen konnten die Situation in den letzten Jahren aber erheblich verbessern. Für Aktenaussonderungen hat sich seit Jahren das nachfolgend beschriebene Prozedere etabliert: Nach vorheriger Terminabsprache begeben sich ein oder zwei Mitarbeiter des Kommunalarchivs Minden zur betreffenden Einrichtung, um die dort vorhandenen Unterlagen zu sichten und zu bewerten. Schon bei der Terminvereinbarung mit der jeweiligen Institution wird die Verwendung eines Aktenplans abgefragt und gegebenenfalls um dessen Übersendung gebeten. Sofern ein Aktenplan vorhanden ist, wird bereits im Vorfeld der eigentlichen Aktenaussonderung eine Vorauswahl unter den Unterlagen der Einrichtung getroffen. Bei der folgenden Sichtung und Bewertung vor Ort werden zuerst die Lagerungsbedingungen des Schriftguts einer Institution in Augenschein genommen, danach werden dann alle Akten und sonstigen Unterlagen gesichtet und bewertet. Sofern anhand eines Aktenplans bereits eine Vorauswahl getroffen werden konnte, wird geprüft, ob die einzelnen Akten auch tatsächlich nach diesem Aktenplan angelegt wurden. Hierzu wird eine stichprobenartige Aktenautopsie durchgeführt, um zu ermitteln, ob die Aktenzeichen oder Aktentitel auf den Ordnerrücken mit dem tatsächlichen Akteninhalt übereinstimmen. Ist die Aktenführung ordnungsgemäß durchgeführt worden, braucht nur 74 Zur Überlieferung der verschiedenen Schulaufsichtsbehörden im Landesarchiv NRW vgl. Bastian Gillner und Jens Heckl, „Ministerium, Bezirksregierungen, Schulämter – Schulverwaltung als Überlieferungsthema im Landesarchiv NRW“, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe, Heft 83 (2015), S. 31–37 und Martin Sagebiel: „Schulakten auf der staatlichen Verwaltungsebene“, in: Archivpflege in Westfalen und Lippe, Heft 44 (Oktober 1996), S. 22–25. 75 Auch Bastian Gillner und Jens Heckl, „Ministerium, Bezirksregierungen, Schulämter – Schulverwaltung als Überlieferungsthema im Landesarchiv NRW“, a.a.O., S. 36 bestätigen, dass sich „die Überlieferung der Schulämter … im gesamten Landesarchiv NRW erst seit wenigen Jahren im Aufbau“ befindet. 31 IV.4. VORBEREITUNG UND DURCHFÜHRUNG VON AKTENAUSSONDERUNGEN noch die am Schreibtisch getroffene Vorauswahl näher gesichtet werden; weist die Aktenführung Mängel auf, müssen alle Unterlagen einzeln gesichtet werden. Da die meisten Schulunterlagen im Zuständigkeitsbereich des Kommunalarchivs Minden nicht nach irgendeinem Aktenplan gebildet wurden (und werden), läuft die Bewertung von Schulunterlagen meistens auf eine sehr zeitaufwändige Einzelbewertung hinaus. Als archivwürdig bewertete Aktenordner werden auf dem Aktenrücken mit einem roten Großbuchstaben „A“ und einem Stempel des Kommunalarchivs Minden gekennzeichnet. Bei kassablen Unterlagen wird der Aktenrücken entweder durchgestrichen oder mit dem Großbuchstaben „V“ versehen.76 Wichtige Einzelunterlagen wie z. B. Schulchroniken, Schülerverzeichnisse oder Zeugnisbücher werden von den Archivbediensteten möglichst noch am Tag der Aktenaussonderung mit ins Kommunalarchiv Minden genommen. In der archivischen Theorie müssten die Mitarbeiter der abgebenden Stelle die für archivwürdig befundenen Unterlagen danach in einer Abgabeliste erfassen und diese dem Kommunalarchiv Minden übersenden. Leider lässt sich diese Vorstellung im Schulbereich aber wegen der zunehmenden Arbeitsverdichtung und der knapp bemessenen Arbeitszeit der Schulsekretärinnen nicht durchsetzen. Ebenso bleibt die Zurverfügungstellung von Anbietungslisten im Vorfeld einer Aktenaussonderung fast immer eine schöne Wunschvorstellung. 76 Der Großbuchstabe „A“ steht für „aufbewahren“ oder „archivieren“, der Großbuchstabe „V“ für „vernichten“.

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References

Zusammenfassung

Schulunterlagen sind eine sehr wichtige Quelle der Bildungs- und Ortsgeschichte. Neben Unterlagen aus schulischer Provenienz müssen daher auch Unterlagen der Schulträger und der Schulaufsichtsbehörden archiviert werden. Hierfür sind neben den kommunalen auch staatliche Archive zuständig. Zur Sicherung der noch vorhandenen Altunterlagen empfiehlt sich eine systematische Erfassung und Sichtung aller Schulen innerhalb des eigenen Archivsprengels. Im Vorfeld durchgeführte Recherchen zur Entwicklung des lokalen Schulwesens erleichtern dabei das Vorgehen. Die Bewertung von Schulunterlagen kann durch Bewertungsmodelle wesentlich vereinfacht werden. Durch eine gezielte Zusammenarbeit mit dem jeweils regional zuständigen staatlichen Archiv lässt sich zudem eine »Überlieferungsbildung im Verbund« erreichen. Am Beispiel des Kommunalarchivs Minden, das mit seinem Vorgehen seit Jahren gute Erfahrungen gemacht hat, zeigt Vinzenz Lübben praxisnah, wie die Archivierung von Schulunterlagen funktionieren kann.