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3 Event – Teil eines soziologischen Prozesses in:

Helmut Kienast

Das Event als kommunikationswissenschaftlicher Prozess, page 21 - 36

Basiswissen für eine erfolgreiche Eventrealisation

1. Edition 2017, ISBN print: 978-3-8288-3966-3, ISBN online: 978-3-8288-6848-9, https://doi.org/10.5771/9783828868489-21

Tectum, Baden-Baden
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Event – Teil eines soziologischen Prozesses Ein jeder Anfang braucht eine Vision, einen Traum. Ein Event soll ein einmaliges Erlebnis werden, ein Ereignis, von dem man lange spricht, das lange in den Köpfen der Teilnehmer bleibt. Es ist ein Gedanke, der zu einer Form, zu einem Konzept reift, mit Leben erfüllt wird, real wird – faszinierend, mitreißend und erregend. Ein einzigartiges Event entsteht. Die Kombination von Kreativität und fachlicher Kompetenz ist die Basis für eine erfolgreiche Eventrealisation. Kreativität ist die Basis von Emotion, Kompetenz ist die Basis für Funktionalität. Ohne Kreativität wird es eine gute Veranstaltung, aber kein einmaliges Erlebnis. Ohne fachliche Kompetenz wird es ein chaotisches Umsetzen, wird es eher der Versuch einer Umsetzung als eine tatsächlich gelungene Umsetzung der Vision. Nur die Kombination von beidem ermöglicht die Gestaltung eines einmaligen Ereignisses. Vision → Zielsetzung → Konzeption → Realisation → Ergebnis Befassen wir uns mit der realen Umsetzung. Ein jedes Event braucht einen roten Faden, einen Fahrplan. Ein Programmablauf, wann und wo welcher Künstler auftritt, ist wichtig, aber dadurch ist es noch kein faszinierendes Ereignis. Um ein nachhaltiges Event zu schaffen, brauchen wir eine Reise, auf die wir unsere Teilnehmer schicken wollen. Jedes Event ist individuell ein Zusammenspiel mehrerer sozialer Faktoren im Rahmen einer selektierten Zielgruppe hinsichtlich eines definierten Eventthemas. Die soziale Interaktion zwischen Kommunikator und Rezipienten, zwischen Kommunikator und Mitarbeiter, aber auch die soziale Interaktion der Rezipienten untereinander stellen eine gro- ße Herausforderung hinsichtlich der Realisierung dar. Jede Reise hat eine Abfahrt, eine Fahrt und eine Ankunft. Wir wollen unsere Teilnehmer auf eine unvergessliche Reise schicken. 3 21 Kreativität ↓ Funktionalität ↓ Emotion einmaliges Erlebnis unvergessliches Event Timeline Controlling Kreativität Kreativität ist die kognitive und emotionale Erschaffung von noch nicht existierenden auditiven, visuellen, olfaktorischen, gustatorischen oder taktilen Faktoren einer bestimmten Thematik. Die soziale Ebene einer Ideenfindung gilt als wesentlicher Parameter. Für einen qualitativ und quantitativ hohen kreativen Output brauchen wir die Erkenntnis, wo, wie und wann wir am kreativsten sind. Wann und wo habe ich die besten Ideen: im Auto, zu Hause, während der Arbeit, am Morgen, während des Tages oder am Abend? Es gibt Strategien, mit denen man Kreativität produzieren kann. Einige von ihnen sollen im Folgenden erörtert werden. Kreative Anwendungstechniken First Input Method Cover Method Osborne Method First Input Method Ein erster Gedanke, eine erste Idee zu einer bestimmten Thematik ist der Baustein für die weitere Entwicklung. Auch wenn der erste Gedanke oft noch keinen logischen Zusammenhang mit der zu erarbeitenden Thematik ergibt, so wird er als „First Input“ zu der Thematik verwendet. Darauf aufbauend formt man die Rohstruktur, aus der sich ein Eventmodell für eine definierte Thematik konstruieren lässt. 3.1 3.1.1 3.1.1.1 3 Event – Teil eines soziologischen Prozesses 22 Beispiel: Der Dokumentarfilm „Let It Be“ sollte das letzte große Musik- und Filmdokument der Beatles werden. Im Januar 1969 stand die Band kurz vor der Auflösung. George Harrison hatte die Gruppe bereits verlassen, kehrte aber auf Zureden des Managements und von Beatlesfans wieder in die Band zurück. Paul McCartney und John Lennon hatten sich wegen der ständigen Einmischung von Lennons Lebensgefährtin Yoko Ono ebenso zerstritten. Da aber der Dokumentarfilm „Let It Be“ fertiggestellt werden musste, wollten die Beatles auf Initiative von Paul McCartney noch ein letztes Mal zusammen auftreten. Bald war allen bewusst, dass ein gemeinsames Konzert vor Publikum angesichts der Streitereien nicht mehr möglich war, es also kein letztes „einmaliges, einzigartiges“ Konzert mehr geben würde. Zudem konnten sich die Bandmitglieder nicht auf eine Location einigen, immer wieder gab es unterschiedliche Auffassungen. Aus der Not heraus und als Kompromisslösung wurde beschlossen, ein kurzes Konzert von etwa 40 Minuten, mehr eine Art Probe als ein Konzert, auf dem Dach ihres Tonstudios „Apple“ zu geben. Es wäre im eigenen Haus, und man müsste auch kein Publikum „ertragen“. Am 29.01.1969 fand das Konzert zur Mittagszeit statt. Schnell fanden sich Passanten vor dem Gebäude ein, blieben stehen und lauschten der Musik, sehen konnten sie nichts. Manche kletterten auf benachbarte Dächer, um zu sehen, woher die Musik kam. Polizisten versuchten das Konzert zu beenden. Der First Input war ein gemeinsamer Auftritt und sollte als kreative Idee weiterentwickelt werden. Aber ein solcher Auftritt war angesichts der aktuellen Streitigkeiten zwischen den Bandmitgliedern im Jahr 1969 nicht mehr möglich. Dennoch – oder vielleicht gerade deshalb – wurde aus dem Rohkonzept etwas entwickelt, das es bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht gegeben hatte: ein Open-Air-Konzert auf einem Dach, ohne Publikum. Somit war es einzigartig und einmalig. Das Konzert ging als „Rooftop Gig“ in die Geschichte ein. Es fand mittlerweile viele Nachahmer; U2 verfolgen in ihrem Video „Where the Streets Have No Name“ ein ähnliches Konzept, ebenso Tokio Hotel in ihrem Videoclip „Der jüngste Tag“. 3.1 Kreativität 23 Cover Method Eine bereits existierende Idee wird für einen anderen Sachverhalt, eine andere Thematik „ausgeborgt“ und wird somit wieder zu einem einmaligen Erlebnis (wobei geschützte rechtliche Parameter geklärt und beachtet werden müssen). Beispiel: Ein Autohersteller will eine neue Marke in seinem Sortiment mit einem einmaligen Ereignis den Medien präsentieren. Als Veranstaltungsort wird ein Dach eines Medienhauses im Zentrum einer Millionenstadt gewählt. Allein schon der Flug des Helikopters, an dem das Auto mit Seilen hängt, erregt derart viel Aufsehen, dass schon kurze Zeit später zahlreiche Fotos in den Social Media zu finden sind. Das Auto wird am Dach entsprechend positioniert und in Szene gesetzt. Presse, Journalisten und geladene Gäste sind begeistert. Man hat nicht erwartet, auf einem Hausdach, nach einer Liftfahrt über 30 Etagen, ein Auto auf einer Drehbühne zu sehen. Osborne Method Alex Osborne (1888 bis 1966) gilt als Erfinder des Begriffs „Brainstorming“. Dieses Wort leitet sich von der Aussage „Use your brain to storm a problem“ ab, übersetzt: „Lass dein Gehirn auf ein Problem losstürmen.“ Bei dieser Methode wird versucht, zahlreiche Ideen in kurzer Zeit zu einer bestimmten Thematik zu finden. Effektiv ist eine Gruppe von vier bis zehn Personen, die mit dem Sachverhalt vertraut sind. Ein „Brainstormingleiter“ übernimmt die Führung und versucht, die Diskussion und Ideenfindung spannend zu gestalten und die Ideengenerierung aufrechtzuerhalten, um den maximalen kreativen Output zu erreichen. Die Ideen werden aufgeschrieben, am Ende wird ausgewählt, welche kreativen Outputs sich für die vorgegebene Thematik am besten eignen. 3.1.1.2 3.1.1.3 3 Event – Teil eines soziologischen Prozesses 24 Die Konzeptionsphase Je genauer und unmissverständlicher diverse Parameter einer Veranstaltung definiert und geplant sind, desto einfacher ist die Umsetzung und desto höher sind die Erfolgsaussichten. Die individuellen Arbeitsschritte innerhalb des Zeitrahmens von der Idee bis hin zur Realisierung dieses einmaligen Ereignisses definiert man als „Projekt“. Eventprojekt Ein Projekt ist die Planung, Konzeption und Realisierung eines einmaligen Ereignisses innerhalb eines festgelegten Zeitabschnitts. Zielsetzung, Einmaligkeit einer Aktivität und Organisation des Gesamtprojekts bilden die Basis für ein kompetentes Projektmanagement. Drei Faktoren sind in der Planungsphase zu beachten: Qualität, Zeit und Geld. Diese drei Basiswerte eines Projekts stehen in Interaktion miteinander. Steigt die Qualität (Location, Akteure, Mitarbeiterfirmen, Qualität von externen Dienstleistungen etc.), so steigt sowohl das zu investierende finanzielle als auch das zu investierende zeitliche Budget. Mindert man die Qualität, so fallen ebenso die beiden anderen Faktoren. Diese drei Basiswerte müssen in Übereinstimmung sein. Das Zeitmanagement ist die Basis für eine erfolgreiche Veranstaltungskonzeption. Die Durchführung eines Events besteht aus vielen kleinen Arbeitsschritten, vielen genau definierten Aktivitäten über einen längeren Zeitraum hinweg. Diese einzelnen Parameter sind zeitlich zu strukturieren, mit Blick auf die erforderlichen Kompetenzen zu selektieren und als Projekt ganzheitlich zu planen. Von größter Bedeutung ist eine genaue Einteilung und Koordination, „wann“ „wer“ „wie“ und „wo“ etwas macht. Bei größeren Projekten ist schnell die Übersicht verloren, welche Aufgaben bereits erledigt bzw. welche Faktoren schon berücksichtigt worden sind. Auch wenn es kleinere Projektgruppen sind, ist eine Dokumentation der bereits erledigten, der aktuell ablaufenden und der noch ausstehenden Arbeitsschritte erforderlich. 3.2 3.2.1 3.2 Die Konzeptionsphase 25 Projektmanagementbuch Ein Projektmanagementbuch dokumentiert und koordiniert alle Schritte der unterschiedlichen Aufgabengebiete. Eine genaue zielorientierte Einteilung und die effektive Erledigung der einzelnen Aufgabenschritte des Projektteams sind dadurch gewährleistet. Das Projektmanagementbuch dient während des gesamten Planungsprozesses als Kontrollinstrument für das Zeit- und Terminmanagement, das Budgetmanagement und das Zielsetzungsmanagement. Controlling Financial Controlling Timeline Controlling Project Controlling Darüber hinaus hat sich auch das „Vier-Augen-Prinzip“ als erfolgreiche Methode bewährt. Das heißt, nicht nur eine, sondern immer auch eine zweite Person kontrolliert die absolvierten Arbeitsschritte. Dies verhindert, dass wichtige Punkte übersehen werden. Projektmanagementstruktur Die Qualität der Struktur eines Projektbuchs dient im Sinne des Qualitätsmanagements einer erfolgreichen Eventkonzeption. Je genauer und zielorientierter ein Projektmanagementbuch geführt wird, desto höher sind auch die Erfolgsaussichten bei der Realisierung eines Events. Es handelt sich damit um ein effizientes Instrument, das eine strukturierte Projektabwicklung im gesamten Planungs- und Realisierungsprozess gewährleistet. Eine komplexe Eventkonzeption über einen längeren Zeitraum bedarf einer eindeutigen, definierten und detaillierten Struktur, die systematisch in diverse Projektentwicklungsabschnitte gegliedert ist. 3.2.1.1 3.2.1.2 3 Event – Teil eines soziologischen Prozesses 26 Projektmanagementparameter Thema / Zielsetzung Programmstruktur Dramaturgie / Inszenierung Rezipienten / Zielgruppe Location / Veranstaltungsstätte Event Mitarbeiter Sicherheit / Recht Budgetierung Evaluation Durch die Aufteilung in acht Hauptthemen (Kategorien) kann jedes einzelne Thema individuell ausgearbeitet werden, ohne die Übersicht über andere Themen bzw. über das Projekt allgemein zu verlieren. Ausnahmslos werden alle Daten der Projektplaner in das Projektmanagementbuch integriert. Dies stellt somit zu jeder Phase der Projektplanung sowohl für den Auftraggeber als auch für den Projektleiter eine Dokumentation der Eventkonzeption dar. Kategorie Inhalt Subkategorien Thema / Zielsetzung Definition von Thema und Zielsetzung Darüber hinaus werden grundlegende Basisdaten und Informationen verwaltet, die man während des gesamten Planungsprozesses benötigt. Projektdefinition Fragenliste Projektstatus Terminplanung Corporate Identity / USP Rezipienten / Zielgruppe Definition der Zielgruppe Welche Rezipienten möchte ich ansprechen und wie erreiche ich diese? Marktanalysen Markt- und Meinungsforschung wirtschaftliche Trendanalysen Konsumverhalten Kundenakquise Struktur / Programm Dramaturgie Inszenierung Festlegung des Ablaufs, der Dramaturgie und Inszenierung Welche Akteure, Künstler, Moderatoren müssen was wann wo und wie machen? Eventpsychologische Parameter Eventdesign Künstlerbetreuung Akteur- bzw. Künstlerakquise Vertragsmanagement 3.2.1.3 3.2 Die Konzeptionsphase 27 Location Location wird selektiert, Besichtigungen und Auswahl werden koordiniert. Locationdesign wird konzipiert und realisiert. Locationgestaltung Technische Anforderungen Bühnendesign Bühnentechnik Orientierungshilfen Informationen Energiekonzept Mitarbeiter Erstellung eines Arbeitsteamverzeichnisses, welche und wie viele Personen für die erfolgreiche Abwickelung des Projekts notwendig sind Es werden Aufgabengebiete diverser Mitarbeiter definiert und bestimmten Projektthemen zugeordnet. Auch werden Kommunikationswege und Kompetenzen der einzelnen Teammitglieder festgelegt. Organisationsmanagement Projektkommunikation Mitarbeitermotivation Sicherheit Recht Rechtliche Grundlagen und Sicherheitsbestimmungen werden definiert, Behördenwege und benötigte Genehmigungen organisiert und koordiniert. Infrastruktur und Verkehr Veranstaltungsgesetze Rettungskräfte Feuerbehördliche Vorschriften Zuschauerstromsteuerung Budgetierung Definition der ökonomischen Zielsetzung Förderungen Sponsoring Marketing und Public Relations Pressearbeit Evaluation Evaluation einzelner Entwicklungsstufen und Projektarbeitsschritte Projektmanagementkontrolle Rezipientenzufriedenheit Auftraggeberzufriedenheit Ein Projektmanagementbuch dokumentiert diese Parameter im Rahmen eines genau definierten und koordinierten Zeitplans. Definition der Zielsetzung Wie bereits unter Punkt 2.2 erörtert, übt jedes Event eine bestimmte Wirkung auf den Rezipienten aus. Wirkungsfaktoren kann man planen, steuern und kontrollieren. Unterschiedliche Eventparameter ergeben unterschiedliche Auswirkungen auf die Zielpersonen. Eine genaue 3.3 3 Event – Teil eines soziologischen Prozesses 28 Zielsetzung und die Selektion der Zielgruppe ist die Grundlage eines erfolgreichen Events. Eine eindeutige und klare Definition, „warum“ ich ein Event konzipiere und „wen“ ich erreichen und ansprechen will, ist die Voraussetzung für eine erfolgreiche Realisierung. Es gibt sowohl zahlreiche unterschiedliche Eventziele als auch Zielgruppen. Die Eventziele lassen sich in drei Kategorien einteilen: in die primäre, die sekundäre und die tertiäre Zielsetzung. Primäre Zielsetzung Die primäre Zielsetzung beschreibt den tatsächlichen, den ursprünglichen Grund der Eventrealisierung. Es werden vier Ebenen unterschieden: Wirtschaftliche Ebene: Finanzieller Gewinn, Absatzsteigerung, Eventmarketing, Produktpräsentation etc. Soziale Ebene: Steigerung des Bekanntheitsgrades oder Informationsbereicherung, Erschaffen oder Verbesserung von kommunikativen und sozialen Strukturen (z. B. Unternehmenskommunikation, Firmenidentität) etc. Kulturelle Ebene: Finanzieller Gewinn, Präsentation oder Steigerung des Bekanntheitsgrades von kreativ arbeitenden, kunstschaffenden Personen und deren Produkten, Unterhaltung etc. Politische Ebene: Präsentation und Verbreitung von politischen Inhalten, politische Feierlichkeiten, Wahlveranstaltungen etc. 3.3.1 3.3 Definition der Zielsetzung 29 Sekundäre Zielsetzung Die sekundäre Zielsetzung kann sowohl vom Veranstalter definierte als auch aus der Eventthematik resultierende Faktoren umfassen. Beispiele für eine sekundäre Zielsetzung sind: Einmaligkeit, Positivismus, Erinnerungswerte, Aktivierung der Teilnehmer, Event zur Marke etablieren, Kurzweiligkeit, kein Gefühl der Routine, Nachhaltigkeit der Wirkung etc. Die Zielsetzung einer Veranstaltung ist der primäre Faktor, dem sich alle weiteren Schritte unterordnen. Ein messbares und realistisches Ziel, das sowohl die Erwartungshaltung seitens des Veranstalters als auch seitens der Teilnehmer festlegt, muss unmissverständlich und genau definiert werden. Tertiäre Zielsetzung (Subziele) Neben den primären und sekundären Zielsetzungen gibt es Subziele, die der Veranstalter erreichen will. Diese Ziele sind ebenso wie die zentrale Zielsetzung genau zu definieren. Die Gefahr besteht allerdings, zu viele Subziele zu präzisieren, wodurch die primäre Zielsetzung an qualitativer Umsetzung verliert. Beispiel Rockkonzert: Hauptziel ist ein finanzieller Gewinn, zwei Subziele sind die Steigerung des Bekanntheitsgrades des Künstlers und die Produktvorstellung (neuer Tonträger) bzw. die Motivation zum Produktkauf seitens der Teilnehmer 3.3.2 3.3.3 3 Event – Teil eines soziologischen Prozesses 30 Graphik Eventzielsetzungen / Zielgruppe: Zielsetzungen Wirkungen ↓ ↓ ↓ ↓ Primäre Zielsetzung Sekundäre Zielsetzung Tertiäre Zielsetzung Zielgruppe Wirtschaftliche Ebene Soziale Ebene Kulturelle Ebene Politische Ebene Einmaligkeit Positivismus Aktivierung der Teilnehmer Kurzweiligkeit Eventmarke Nachhaltigkeit Individuelle Subziele → Identifizierung Konformität Kategorisierung ↓ ↓ ↓ ↓ Teilnehmer / Rezipienten Zielgruppe Jedes Event mit einer genau definierten Zielsetzung bedingt bzw. ist angewiesen auf eine individuelle Zielgruppe, die es zu präzisieren gilt. Fragestellung aus Sicht des Veranstalters: Welche Zielgruppe will ich ansprechen bzw. erreichen? Welche Zielgruppe passt zu mir? Welche Zielgruppe soll als Opinionleader oder als Multiplikator fungieren? Mit welcher Zielgruppe erreiche ich meine definierten Zielsetzungen? Fragestellung aus Sicht des Rezipienten: Welche Zielgruppe interessiert wo und wann welches Event? Eine Zielgruppe (Rezipienten) muss seitens des Veranstalters genau festgelegt werden. Nur wenn Synergien zwischen der Zielsetzung des Veranstalters und der Erwartung der Teilnehmer bestehen, kommt es zur Homogenität und Konformität zwischen beiden Ebenen. 3.4 3.4 Zielgruppe 31 Zielgruppen können nach mehreren unterschiedlichen Parametern kategorisiert werden. Demographische Parameter: Alter, Geschlecht, städtischer Wohnsitz, ländlicher Wohnsitz, Bundesland, Nationalität, Religion etc. Soziale Parameter: Einkommen, Beruf, Bildung, Freizeitaktivitäten, Interessen oder familiäre Situation (Familie, Single), Kinder etc. Öffentliche Parameter: Personen des öffentlichen Lebens, VIPs, Opinionleader, mediale Berichterstattung, Medienvertreter etc. Sämtliche Parameter der Zielgruppenplanung bedingen die nächsten Schritte der Konzeption. Ist eine Veranstaltung zum Beispiel für Familien, für Jugendliche im Alter von 18 bis 25 Jahren oder für Menschen mit höherem Einkommen gedacht, so werden sich die Locationauswahl, der Zeitpunkt und die zeitliche Dauer, die Programmauswahl, die kulinarische Gestaltung etc. an diesen Zielgruppenparametern orientieren. Wichtig ist es, auch die Heterogenität einer Zielgruppe zu beachten. Nicht jede Zielgruppe eines bestimmten Parameters ist homogen. Zwei männliche Teilnehmer im Alter von 25 Jahren mit höherer Bildung müssen nicht zwangsläufig die gleichen Interessen haben. Faktor Zeit In welcher Jahreszeit, an welchem Tag, zu welcher Uhrzeit und wie lange soll ein Event konzipiert werden? Dies ist eine Fragestellung, die meist schon am Anfang des Projektmanagements zu Diskussionen führt. Ein schlecht gewählter Zeitparameter kann eine noch so gut organisierte und präsentierte Performance scheitern lassen. Bei der Terminplanung sind zahlreiche Faktoren zu beachten. 3.5 3 Event – Teil eines soziologischen Prozesses 32 Eventtermin und Zeitpunkt Als Eventtermin bezeichnet man das Datum und den Zeitpunkt, an dem ein Event stattfindet. Definiert werden dabei nur der Beginn und das Ende jenes Eventzeitrahmens, in den die Teilnehmer integriert sind. Sowohl die vorangehenden als auch die anschließenden Tätigkeiten wie Locationgestaltung, Auf- und Abbau der Technik etc. sind in diesem Termin nicht inkludiert. Der Termin einer Veranstaltung ist so zu wählen, dass sowohl die Zielgruppe als auch die Umsetzung der Idee eines Events optimal realisiert werden. Beispiel: Eine Kinderveranstaltung ist an einem Sonntagnachmittag besser positioniert als an einem Wochentag zu späterer Stunde. Eventzeitrahmen (T) Als Eventzeitrahmen bezeichnet man den Zeitraum, innerhalb dessen ein Event inklusive aller Subevents und investierten Zeitparameter wie Transportzeit, Parken, Abfahrt, Warten etc. stattfindet. Der Zeitrahmen einer Veranstaltung kann je nach Zielsetzung und Vision von einer Stunde bis zu mehreren Wochen reichen. Wesentlich ist es, den Zeitrahmen so zu wählen, dass Erwartungshaltung und Neugierde und somit ein Spannungsbogen gewährleistet sind. Eine Fußballeuropameisterschaft dauert einen Monat, aber der wachsende Spannungsbogen von den Vorrunden bis hin zu den Ausscheidungsspielen inklusive Finale gewährleistet einen ständigen Spannungsanstieg. Eine Presseveranstaltung zu einer bestimmten Thematik, die den Teilnehmern über eine ganze Stunde hinweg wesentliche Informationen zukommen lässt, wird schnell langweilig; die Teilnehmer verlieren ihr Interesse und werden passiv. Der Zeitrahmen muss also so gewählt werden, dass die Aktivität der Teilnehmer während der gesamten Veranstaltung garantiert ist. 3.5.1 3.5.2 3.5 Faktor Zeit 33 Rezipientenanzahl (RP) Die Rezipientengröße wird durch die Zielsetzung der Veranstaltung definiert. Es geht um die Frage, ab welcher Anzahl an Teilnehmern die Eventziele realistisch erfüllt werden können. Die Auslastung – die Besucherzahl – definiert sich anhand von zwei Variablen: dem Maximalwert an Rezipienten und dem Gesamtwert an Rezipienten. Bei einem kurzen Event, beispielsweise bei einer einstündigen Informationsveranstaltung, wird mit großer Wahrscheinlichkeit der Wert der Spitzenbesucherzahl gleich dem Wert der Gesamtbesucherzahl sein. Bei einem Musikfestival von mehreren Tagen werden die beiden Werte eher voneinander abweichen. Dies hat unterschiedliche Auswirkungen: Maximalwert: Auswirkungen auf Planungs- bzw. logistische Parameter wie Einlass, Leitung des Zuschauerstroms, Verkehrsvolumen, räumliche Kapazität, erforderliche Anzahl an Mitarbeitern, Sicherheit etc. Gesamtwert: Auswirkungen auf Planungs- bzw. logistische Parameter wie Quantität von Eintrittskarten, Parkmöglichkeiten, Quantität des kulinarischen Angebots, Service etc. Dieser Abweichungsfaktor wird als Wechselrate definiert: Wechselrate W: Gesamtwert G dividiert durch den Maximalwert M W = G / M Ist die Gesamtbesucherzahl mit der Spitzenbesucherzahl während der gesamten Veranstaltungsdauer identisch, so erhält man den Wert 1. 2 Beispiele: Informationsveranstaltung: Dauer: 1 Stunde Rezipienten: 400 Gesamtwert: 400 3.6 3 Event – Teil eines soziologischen Prozesses 34 Maximalwert: 400 400/400 = 1 Eintägiges (8-stündiges) Musikfest: Gesamtwert: 2.000 Maximalwert: 800 2.000/800 = 2,5 Wechselrate: 2,5 Im Falle einer hohen Wechselrate ist bei der Konzeption darauf zu achten, dass viele Besucher nicht alle zeitlichen dramaturgische Themen wahrnehmen. Die Wahrnehmung, das Erlebnis der Veranstaltung eines Rezipienten ist anders als die Wahrnehmung, das Erlebnis der Veranstaltung durch den Veranstalter selbst. Durchschnittswert: Als Durchschnittswert (DW) der Rezipienten bezeichnet man den Gesamtwert G dividiert durch den Eventzeitrahmen T DW = G / T 2.000 Rezipienten / 8 Stunden = Durchschnittswert 250 Bei einem Event mit einer Gesamtanzahl an Besuchern von 2.000 und einer Zeitdauer von 8 Stunden ist die durchschnittliche Besucheranzahl pro Stunde 250. Somit existiert eine Interaktion zwischen Veranstaltungsdauer und Aufenthaltsdauer. Ist die individuelle Aufenthaltsdauer kürzer als die Veranstaltungsdauer, kommt es zu einer hohen Wechselrate. 3.6 Rezipientenanzahl (RP) 35

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Zusammenfassung

Dieses Buch ist perfekte Praxishilfe, Nachschlagewerk und Begleiter für alle, die Events in ihrer gesamten Komplexität erlernen, verstehen und erfolgreich realisieren möchten. Praxisnah und mit viel Fachwissen stellt Helmut Kienast die komplexe Thematik des Events als kommunikationswissenschaftlichen Prozess vor. Neben eventspezifischem Basiswissen erfolgt die schrittweise Einführung in Themen wie Eventzielsetzungen, Eventtypologie und Zielgruppenanalyse, Locationselektion und Locationdesign, Dramaturgie und Inszenierung, psychologische und soziale Wirkungsforschung, kognitive Erlebnisverarbeitung und ökonomische Eventfaktoren.

Eine klare Kaufempfehlung für Veranstalter von Events, Eventagenturen sowie für Studierende und Lehrende der Fächer Kommunikationswissenschaften, Eventmanagement, Eventengineering und Eventtechnik.