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10 Präsentation einer Eventvision in:

Helmut Kienast

Das Event als kommunikationswissenschaftlicher Prozess, page 103 - 106

Basiswissen für eine erfolgreiche Eventrealisation

1. Edition 2017, ISBN print: 978-3-8288-3966-3, ISBN online: 978-3-8288-6848-9, https://doi.org/10.5771/9783828868489-103

Tectum, Baden-Baden
Bibliographic information
Präsentation einer Eventvision Visionen werden nur dann erfolgreich als ein Event realisiert, wenn sie auch vermittelt und kommuniziert werden können. Emotionen, Bilder im Kopf und allgemeine Eventideen sollen von anderen Personen in der gleichen Weise wahrgenommen und empfunden werden, wie man diese auch selber spürt und sieht. Um Mitarbeiter oder Partnerfirmen zu überzeugen, zu instruieren oder zu motivieren oder um einen neuen Auftraggeber zu gewinnen, ist eine kompetente und zielorientierte Präsentation einer Eventidee wesentlich. Je nach Intention und Zielsetzung kann ein erster Ansatz, ein Rohkonzept oder ein finales Konzept einer Eventvision kommuniziert werden. Eine Präsentation ist die Beschreibung und Darstellung einer Idee und ihrer Umsetzung als Ereignis in Zeit und Raum. Je nach Zielsetzung der Mitteilung gibt es mehrere Präsentationsansätze. Besteht diese darin, einer zweiten Person nur eine „Idee“, einen kreativen „Gedankengang“, ein „Thema“ zu vermitteln und verständlich zu machen, so kann dies auch ohne schriftlichen Entwurf, kurz und rein verbal oder auch visuell anhand von Zeichnungen, Grafiken oder Skizzen geschehen. Verbale Präsentationen erfolgen in Form einer Rede bzw. eines Referats. Einen kompetenteren und überzeugenderen Charakter bekommt die Präsentation durch die Unterstützung von visuellen Präsentationsfaktoren, die Darbietung in Form von Bildern, Grafiken, Ton, Animationen oder Film. Besteht jedoch die Zielsetzung darin, einer Person eine bereits fertige Konzeption zu einem Eventthema zu vermitteln, sollte hierfür ein schriftlicher Entwurf angefertigt werden. Mündliche Präsentation ← Zielsetzung → Schriftliche Präsentation Im Folgenden werden Präsentationsfaktoren angeführt und erörtert, auf deren Basis Eventvisionen aufbereitet, strukturiert und als Präsentation kommuniziert werden können. Diese Faktoren sollen einerseits 10 103 als Leitfaden bei der Erstellung der Präsentation dienen, andererseits aber auch zur Kontrolle und Übersicht einzelne Eventparameter, die für interessierte Personen wesentlich sind, kompetent und zielorientiert aufbereiten. Es wird in mündliche und in schriftliche Präsentationstechnik differenziert. Mündliche Präsentation Auftreten, Überzeugung, begeisternde Argumentation: Begrüßung, sich vorstellen, Beschreibung des Themas, Zielsetzung, Argumentation „Warum meine Idee“, „Mein Konzept“, „Warum diese Location“, allgemein positiver Vortrag. Struktur/Aufbau: Logischer und gut strukturierter Aufbau der Präsentation, um dem Konzept kurzweilig und leicht folgen zu können, durchgehende visuelle Gestaltung (Schrift, Farbe, Logo etc.). Nachvollziehbarkeit/Umsetzung des Konzepts: Kann der Kunde thematisch und visuell erkennen, um welche Idee, um welches Konzept es sich handelt? Farben, bildliche Sprache, Beschreibung einer gestalteten Atmosphäre, eines Gefühls, einer Idee etc. Sind thematische Highlights gut hervorgehoben und nachvollziehbar? Existieren visuelle oder auditive unterstützende Faktoren, also auditive Elemente (Songs, Moderationen, Geräusche etc.) bzw. visuelle Elemente (Fotos, Zeichnungen, Animationen etc.). Kreativität: Kreative Elemente des Vortrags (als Unterstützung für die „Idee“ des Konzepts): Wie wird die Idee „rübergebracht“? Locationplan/Eventdrehbuch: Visuelle Unterstützung und Vorstellung des Locationplans anhand von 3D-Animation, 3D-Zeichnung oder diversen Grafiken, übersichtlich und logisch konzipierter Zuschauerstrom (Anlegung von Achsen, Ori- 10.1 10 Präsentation einer Eventvision 104 entierungshilfen und Bezugspunkten), Darstellung und Nachvollziehbarkeit von Locationgestaltung, Themengestaltung und individuell gestaltbaren Locationelementen, gut strukturierter und nachvollziehbarer Ablauf des Events anhand eines Regieplans. Schriftliche Präsentation: Idee/Kreativität: Idee: primäre Beschreibung und Vorstellung der Idee, des Themas. Kreativität: origineller, einmaliger und außergewöhnlicher kreativer Input zur Umsetzung des Themas. Struktur/Aufbau: Logischer und gut strukturierter Aufbau der schriftlichen Präsentation, um dem Konzept kurzweilig und leicht folgen zu können, durchgehendes visuelles Konzept (Schrift, Logo, Farben etc.). Nachvollziehbarkeit: Kann der Kunde thematisch und visuell erkennen, um welche Idee, um welches Konzept es sich handelt? Interessante Gestaltung der verschiedenen Programmthemen (Moderation, Unterhaltungsparameter, kulinarischer Bereich etc.) anhand von Fotos, Grafiken etc. Wie ist das Konzept realistisch umsetzbar? Konformität mit der Vorstellung des Kunden: Die Zielsetzung des Kunden und die Konzeption des Events sind homogen und stimmen überein. Zeitlicher Ablauf in der Realisierung des Projekts: Projektmanagementplan, Arbeitszeitplan von Beginn der Konzeption bis zur Realisierung. 10.2 10.2 Schriftliche Präsentation: 105 Locationplan: Darstellung des Locationplans: visuelle Unterstützung und Vorstellung des Locationplans anhand von 3D-Zeichnungen oder diversen Grafiken, Animationen, übersichtlich und logisch konzeptionierter Zuschauerstrom (Anlegung von Achsen, Orientierungshilfen und Bezugspunkten). Beschreibung der Locationgestaltung: Darstellung und Nachvollziehbarkeit der Locationgestaltung, diverse Themengestaltung innerhalb der Location, individuell gestaltbare Locationelemente (Bühne, auditive Technik, visuelle Technik, Bühnenlicht, Lichtgestaltung, Farbambiente, Farblogo, Bestuhlung, Tische, Pflanzen etc.). Eventdrehbuch: Gut strukturierter und nachvollziehbarer Ablauf des Events, Regieplan (Programm, visuelle Technik, auditive Technik, Künstler etc.). Marketing: Visuelle Gestaltung von Plakaten, Programmheften, Flyern etc.; Öffentlichkeitsarbeit (integrierte Public Relations oder externe Public- Relations-Agentur). Mitarbeiterkonzeption: Mitarbeiterkalkulation, Mitarbeiterstruktur. Risikomanagement: Security, Wetter (Gibt es bei einer Open-Air-Veranstaltung einen alternativen Locationplan?), Logistik für Einsatzfahrzeuge, Logistik für Ärzte, Sanitäter, Feuerwehr und Polizei. Kosten: Wirtschaftliche Parameter, strukturierte aufgelistete und überschaubare Budgetierung und Kostenkalkulation. 10 Präsentation einer Eventvision 106

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Zusammenfassung

Dieses Buch ist perfekte Praxishilfe, Nachschlagewerk und Begleiter für alle, die Events in ihrer gesamten Komplexität erlernen, verstehen und erfolgreich realisieren möchten. Praxisnah und mit viel Fachwissen stellt Helmut Kienast die komplexe Thematik des Events als kommunikationswissenschaftlichen Prozess vor. Neben eventspezifischem Basiswissen erfolgt die schrittweise Einführung in Themen wie Eventzielsetzungen, Eventtypologie und Zielgruppenanalyse, Locationselektion und Locationdesign, Dramaturgie und Inszenierung, psychologische und soziale Wirkungsforschung, kognitive Erlebnisverarbeitung und ökonomische Eventfaktoren.

Eine klare Kaufempfehlung für Veranstalter von Events, Eventagenturen sowie für Studierende und Lehrende der Fächer Kommunikationswissenschaften, Eventmanagement, Eventengineering und Eventtechnik.